Как начать успевать все?

Сегодня я поделюсь своим персональным распорядком дня и способом организации труда. Последние несколько лет я стал фанатиком повышения продуктивности. Я регулярно ищу новые методики организации труда, управления временем и увеличения личностной эффективности. Причины  просты: хочется больше успевать за меньшую единицу времени.

Время является основным ресурсом, из которого состоит жизнь. Кто бы что ни говорил, а у всех нас есть время. Весь вопрос заключается в том, как мы его расходуем? Таким образом, за годы поиска и формирования полезных привычек я выделил для себя несколько наиважнейших принципов, соблюдение которых позволяет успевать в несколько раз больше.

Режим дня

Режим дня закладывает фундамент, который позволяет поддерживать высокую продуктивность в течение всего дня. Режим подразумевает повторение одинаковых процессов в одно и то же время. Я быстро заметил, организм привыкает к тому, что от него требуется в конкретное время. А в последующие дни заранее готов к выполнению тех или иных задач. В процессе построения режима дня также есть несколько нюансов, которые дают значительные преимущества.

Ранний подъем

Я просыпаюсь в 4:50 и начинаю свой рабочий день уже в 5:05. Считаю это своим главным преимуществом перед конкурентами, которые начинают рабочий день в девять, а то и десять часов утра. К десяти часам утра они только приходят в офис, открывают крышку ноутбука и смотрят что им принесет день, в то время как у меня выполнена основная часть задач! Ранний подъем — превосходное орудие, расправляющиеся с важными делами.

Поверьте, гораздо проще просыпаться в 4 утра и к обеду понимать, что все самое важное уже выполнено.

Я использую будильник Sleep Genius. Приложение будит мягко и эффективно, мне это подходит.

Никакой почты до 9 утра

Первым паразитом, который сбивает весь график и не дает выполнить работу в желанном объеме, является почта. Это же для меня является и самой трудной привычкой. Мне тяжело удержать соблазн проверить почту. Заметьте, здесь я говорю именно о рабочей почте. Я не подвержен зависимости от социальных сетей, мне хватает личного общения в свободное время и по работе. Но насколько же у меня чертовская зависимость от проверки рабочих сообщений! Письма от клиентов, работников, коллег и другие деловые предложения — мой мозг часто отвлекается на вопрос: «что же лежит в почтовом ящике»? Если становится совсем невмоготу, то проверяю почту, но ругаю себя за это.

Все дело в том, что я заметил как проверка почты отвлекает от выбранного курса дел. Это отвлекает, не дает возможности сосредоточиться на выполнении РАБОТЫ. По работе нужно отвечать, но делайте это в строго отведенное время, и тогда вы сами убедитесь как выросла ваша продуктивность. Клиенты только скажут «спасибо» за то, что их проекты хорошо развиваются. К этому и нужно стремиться.

План дня

Первая задача дня — составить план. Чем более детально вы пропишите свой день, тем лучше он будет организован.

Обычно по утрам я задаю себе два вопроса: «Как бы выглядел мой самый лучший день? Что я могу для этого сделать?»

Для меня лучший день строится из хорошей работы, за которую я буду горд, саморазвития, которое позволит мне узнать что-то новое, общения и правильного отдыха.

Постарайтесь прописывать в своем плане все детали. На это уходит не так уж много времени. Обычно у меня занимает это около 12-15 минут. Я делю задачи своего дня по приоритетам. У меня есть «самые важные задачи», «задачи которые принесут пользу сейчас», «задачи которые принесут пользу в будущем», «рутина», «полезное», «трата личного времени» и «свободное время». Объясню по порядку:

Самые важные задачи

Сюда относятся проекты, которые требуют максимального внимания в данный период. Обычно это задачи, для которых подошел срок дедлайна.

Задачи, которые принесут пользу сейчас

Это все то, что приносит быстрый результат. Задайте себе честный вопрос, что приносит вам основной заработок? За что вам платят? Ответом будут задачи, которые принесут пользу сейчас. Выполняйте эти задачи в первую очередь, это дает возможность приносить больше пользы и зарабатывать деньги.

Задачи, которые принесут пользу в будущем

Если погнаться за сиюминутной прибылью и успехами, то можно упустить что-то важное. Как правило, большие дела требуют много времени. Поэтому на втором месте у меня то, что принесет пользу в более отдаленном будущем. Здесь я работаю над своими проектами, уделяю время исследованиям и книгам, над которыми я работаю. Делаю конкретные шаги,обеспечивающие профессиональный рост.

После выполнения плана этих задач ваш день уже становится успешным!

Рутина

После того как я выполнил основную часть задач, со спокойной душой приступаю к рутине. Обычно сюда входят те задачи, которые не сильно влияют на успех дела, но их необходимо выполнять, так как они поддерживают общий процесс. Отработав привычку строить подобный план, вы быстро заметите,что рутины всегда много. Также вы увидите, что при невыполнении некоторых рутинных задач ваша жизнь коренным образом не меняется. Здесь целесообразно задуматься об эффективности этих действий. Тем не менее я пока вижу, что такие задачи лучше выполнять. Я сторонник большого труда и считаю, что чем больше мы выполняем, тем лучше идут дела. Возможно я ошибаюсь, но таковы мои взгляды на сегодняшний день.

Полезное

Те задачи, выполнение которых принесет мне пользу, но если их не делать — ничего не произойдет. Как правило, это задачи по профессиональному развитию. Просмотр семинаров, посещение вебинаров, чтение книг на профессиональную тему, прохождение обучающих курсов. чтение блогов по работе, изучение последних новостей. Ежедневно я стараюсь уделять этому процессу 1 час. Как правило, мне хватает этого времени для того, чтобы полностью разобраться в обновленных алгоритмах, опубликованных недавно исследованиях и почитать какую-нибудь книгу по интернет-маркетингу.

Трата личного времени

Сюда я целенаправленно записываю дела, которыми волей-неволей должен заниматься после работы. Это починка автомобиля, ремонт электрики в доме и прочие бытовые хлопоты. Увы, это реальность от которой нельзя убежать. Я стараюсь уделять этому процессу минимум времени. Часто замечаю, что даже при таком подходе съедается около двух часов жизни в день. Это еще и при тщательном планировании. Крайне рекомендую вам контролировать дела, которые расходуют ваше личное время.

Свободное время

Исследования показывают, что планирование свободного времени значительно улучшает качество жизни. Я берегу свое время, так как это моя жизнь. Поэтому всегда стараюсь планировать отдых. Также в этот распорядок я стараюсь помещать только те дела, которые помогут мне зарядиться энергией, либо позволят научиться чему-то новому.

Важные дела в первую очередь

Я позаимствовал этот принцип у Марка Твена, которому принадлежит выражение о том, что если самую противную лягушку съесть с утра, то остаток дня обещает быть просто чудесным. Сразу после подъема я прыгаю за рабочее место и приступаю к самым сложным задачам. Попробуйте начать так хотя бы один день и вас потрясет уровень последующей эффективности дня.

Работа по таймеру

Вы не сможете экономить время, если не будете подсчитывать его. Я перепробовал многие методики, но больше всего мне нравится обновленная техника Помидора. Для ее реализации я использую приложение Pomodoro Timer 5217.

Суть заключается в следующем. Вы работаете на протяжении 25 минут, после чего 5 минут отдыхаете. Короткие перерывы очень эффективны, об этом я расскажу чуть ниже. Во время 25 минут работы вы не отвлекаетесь ни на что, кроме поставленной задачи. После выполнения можете делать что угодно, но 25 минут должны быть посвящены исполнению задания.

Техника была придумана в конце 80-ых, поэтому многое изменилось. Я использую обновленную версию техники. Обновления базируются на исследованиях компании Desktime, которые наблюдали за 5,5 миллионами людей. Выяснилось, что на сегодняшний день эффективнее посвящать задаче 52 минуты, а отдыхать 17 минут. Так я и делаю. Одна выполненная помидорка равна одному рабочему часу. Проверено многократно, это позволяет успевать больше.

Монозадачность

Многозадачность рушит все. Это как погнаться за двумя зайцами сразу. Поэтому я работаю строго по одной задаче за определенной промежуток времени. Когда задача выполнена, я могу переходить к следующей. Это важный фактор, позволяющий выполнять задачи качественно!

Короткие перерывы

После 52 минут работы я отдыхаю 17 минут. Каждые три часа наступает большой перерыв в 30 минут. Как правило, я стараюсь создавать правильный отдых. Например, читаю художественную литературу в эти 17 минут, делаю зарядку или медитирую. Если чувствую, что можно сбавить темп, то проверяю сообщения в социальных сетях, отвечаю друзьям, созваниваюсь по телефону. Чтение книг в периоды перерывов показывает самую высокую результативность. Я отдыхаю, узнаю что-то новое, и почему-то именно при таком подходе мой мозг остается работоспособным и заряженным. Для снятия стресса лучше всего подходит медитация.

Стоит отметить, что это время я также трачу на завтрак и обед.

Смена задач

Еще одно личное правило — не выполнять одну и туже задачу более двух часов кряду. Если задача слишком большая, то я переношу ее на следующий день или выполняю в этот же день, но чуть позже. Это позволяет оставаться свежим и трезво смотреть на реализацию.

Немного кофе

Особо бодрые дни не обходятся без легкого допинга. Я полюбил кофе только недавно и то не могу отнести себя к фанатикам. Кофе может сильно навредить здоровью, но если я хочу провести сверхэффективный день, то выпиваю одну — две чашечки. Я предпочитаю цельнозерновой кофе Бейлис или Ирландский виски. Готовлю кофе в гейзерной кофеварке, минут за 5-10. Кофе делаю обязательно свежесмолотый. Яркий вкус бодрит эмоции, а действие кофеина помогает организму продержаться подольше.

В зимний период вместо кофе предпочитаю Пуэр.

Эффект Моцарта

В институте я писал дипломную работу на тему влияния музыки на психоэмоциональную сферу человека (для тех кто не помнит, я работал психологом). Существует так называемый эффект Моцарта. Это когда музыка положительно влияет на психический процессы человека. Используйте хорошую бодрящую музыку. Сам я люблю слушать джаз, классику и кантри. Последнее больше для развлечения, первые два здорово повышают тонус. Попробуйте послушать Бенни Гудмана, Стэна Гетца или Рэя Чарльза.

Например, джаз я слушаю здесь: www.jazzradio.com.

Если совсем хочется спать

Если у вас тот день, когда сон одолевает (у всех бывают такие дни), послушайте ритмичную танцевальную музыку. Подойдет транс и прочая электроника. В некоторых случаях поможет немного тяжелого рока.

Гигиена труда

Не забывайте о правильной организации труда. По исследованиям человеку рекомендуется работать не более восьми часов в день. Все что выполняется дольше — вредит здоровью и ведет к понижению работоспособности в долгосрочной перспективе. Это особенно опасно для тех из нас, кто хочет делать больше, качественнее, лучше. Следите за здоровьем, работайте много, но в меру.

Если меня начинает одолевать сон или усталость я использую специальные очки-тренажеры, которые очень здорово расслабляют глазные мышцы и возвращают бодрость.

Вариативность нагрузок

Вряд ли вам удастся каждую неделю работать одинаково хорошо. Для этого рекомендую использовать вариативность нагрузок. Поделите рабочий период на один или два месяца и представьте себе волну,которая то нарастает, то сходит. Это и будет Вашей продуктивностью в периоды. У меня одна неделя в месяце выполняется по плану адской недели из книги Эрика Ларрсена. Затем две недели идет спад, после снова наращиваю объемы до новой адской недели. Это интересно и позволяет оставаться бодрым.

Правильный отдых

Основную часть работ я выполняю в течение 6 помидорок, что равняется 7,5 часам. Остаток времени я обычно трачу на встречи и переговоры по работе, обсуждение проектов и контроль выполнения задач со стороны моих специалистов. Когда вся работа выполнена я отдыхаю. Как говорил выше, я стараюсь планировать свой отдых.

Правильный отдых строится таким образом, чтобы на следующий день вы могли почувствовать себя счастливым и отдохнувшим.

Поэтому никакого алкоголя. Все должно быть в меру. Это касается и общения. Слишком много общения может также повредить, вызвав психическую перегрузку.

Моим отдыхом обычно является чтение художественной литературы, медитация, просмотр фильмов, пробежки, поход в спортзал. Иногда можно просто прокатиться на автомобиле по трассе. У каждого свое хобби. Старайтесь делать свой день интересным и уникальным, впускайте в него людей, но не забывайте и о ценности уединения.